Tietosuojailmoitus — Friends & Family -testi

1. Nykyinen vastuutaho

AIOVI on tällä hetkellä pre-launch-kehitysprojekti ja Friends & Family -testi on rajattu tuotteen arviointiin. Lopullinen juridinen rekisterinpitäjä ja palveluntarjoaja vahvistetaan ennen External Betaa. Tässä testivaiheessa ei esitetä tulevaa suunniteltua yhtiötä nykyisenä rekisterinpitäjänä, palveluntarjoajana tai sopimusosapuolena.

2. Mitä tietoja tekninen järjestelmä voi käsitellä

Anonyymi kartoituskokeilu

• käyttäjän kirjoittama hankintatarve sekä valitut kategoriat ja kartoitustapa
• vapaaehtoisesti annettu sijainti ja yrityksen verkkosivu
• kartoituksen vastaukset ja niistä muodostettu hankintarakenne
• palvelimen muodostama pseudonyymi käyttöraja-avain, joka johdetaan IP-osoitteesta HMAC-menetelmällä; raakaa IP-osoitetta ei tallenneta trialin quota- tai session tauluihin
• HttpOnly-session tunniste palvelun jatkamista varten

Rekisteröity käyttäjä ja organisaatio

• sähköpostiosoite, käyttäjätunniste, tilin rooli ja sähköpostin vahvistustila
• ehtojen hyväksynnän versio, ajankohta ja hyväksyntälähde
• organisaatiojäsenyys, organisaation nimi, tyyppi ja tarvittaessa yrityksen tunnistetiedot

Hankinta- ja tarjousdata

• projektit, tarpeet, vastaukset, vaatimukset, sijainti, aikataulu ja muut käyttäjän syöttämät hankintatiedot
• matching-, tarjouspyyntö-, tarjous-, viesti- ja clarification-tiedot silloin kun kyseinen toiminto on käytössä
• kumppanin itse antamat tai lähdeviitteellisesti kerätyt capability- ja evidence-tiedot

Dokumentit

Dokumenttituonti on feature-gated ominaisuus. Friends & Family -testissä sillä saa käsitellä vain synteettisiä tai muuten ei-luottamuksellisia PDF-, DOCX- ja XLSX-tiedostoja. Järjestelmä voi käsitellä tiedostoa yksityisessä tiedostotilassa, tiedoston metatietoja, SHA-256-eheystiivistettä, turvallisuustarkistuksen tilaa sekä dokumentista muodostettua rakenteista extraction-dataa. Oikea luottamuksellinen asiakasdata sallitaan vasta erillisen External Beta -gaten jälkeen.

Tekniset lokit

Palvelun turvallisuus, virheiden selvitys ja toimivuuden seuranta voivat tuottaa infrastruktuuri- ja sovelluslokeja. Lokien henkilötietosisältö minimoidaan, eikä salaisuuksia tai autentikointitokeneita ole tarkoitus tallentaa sovelluslokeihin.

3. Käsittelyn nykyiset käyttötarkoitukset

• käyttäjän pyytämän kartoituksen ja hankintarakenteen tuottaminen
• tilin, session ja organisaatio-oikeuksien hallinta
• matching-, tarjouspyyntö- ja tarjousprosessin mahdollistaminen testatuissa poluissa
• väärinkäytön, käyttörajojen ja tietoturvan hallinta
• virheiden diagnosointi sekä pre-launch-tuotteen laadunvarmistus

Lopulliset GDPR:n mukaiset käsittelyperusteet vahvistetaan ja julkaistaan ennen ulkoista beta-käyttöä.

4. Tekoälykäsittely

AIOVI:n AI-kutsut kulkevat palvelinpuolen kontrolloitujen rajapintojen kautta. AI-mallin tulos ei ole AIOVI:n järjestelmän automaattinen totuuslähde, ja käyttäjän vahvistusta edellyttävät tiedot pidetään erillään mallin tulkinnasta. Ulkoisten AI-palveluntarjoajien lopulliset sopimus-, sijainti-, koulutuskäyttö- ja retention-ehdot tarkistetaan ennen luottamuksellisen asiakasdatan sallimista.

5. Säilytys ja poistaminen

Public Trial -session käyttöoikeus

Nykyisessä toteutuksessa trial-session käyttöaika on 24 tuntia.

Public Trial -käyttöraja

Nykyinen käyttörajaikkuna on 30 päivää ja enintään kolme kokeilua samalle pseudonyymille quota-avaimelle.

Vanhentuneet trial-rivit

Friends & Family -vaiheen retention-mallissa vanhentuneet session-rivit poistetaan automaattisesti. Quota-rivi poistetaan käyttörajaikkunan päätyttyä, kun siihen ei enää liity aktiivista sessiota.

Tilit, hankinnat, tarjoukset ja dokumentit

Lopullisia säilytysaikoja ja varmennettua käyttäjän poistoprosessia ei ole vielä lukittu. Siksi ennakkoversioon ei tule syöttää oikeaa ulkoista henkilötieto- tai luottamuksellista tuotantodataa.

6. Palveluntarjoajat ja tiedonsiirrot

AIOVI käyttää nykyisessä teknisessä ympäristössä pilvi-infrastruktuuria, tietokanta- ja autentikointipalvelua sekä AI-mallipalveluita. Lopullinen alikäsittelijälista, käsittelyalueet, kansainväliset siirtomekanismit ja niitä koskevat sopimukset julkaistaan ennen ulkoista beta-käyttöä.

7. Tietoturva

Nykyinen arkkitehtuuri käyttää muun muassa palvelinpuolen valtuutusta, organisaatiokontekstin tarkistuksia, yksityisiä storage-rakenteita, hash-sidontaa, feature gateja, rate limitejä ja auditointiin soveltuvaa versionhallintaa. Turvallisuusmekanismit eivät kuitenkaan korvaa lopullista tietosuojaprosessia ja retention-politiikkaa.

8. Rekisteröidyn oikeudet ja yhteydenotot

Lopullinen kanava tarkastus-, oikaisu-, poisto-, rajoitus- ja muihin tietosuojapyyntöihin julkaistaan ennen ulkoista beta-käyttöä. Rajatussa sisäisessä testauksessa käyttäjän tulee käyttää sitä yhteydenottokanavaa, jonka kautta testioikeus on annettu.

9. Ennen julkista käyttöönottoa lukittavat asiat

• rekisterinpitäjän juridinen nimi ja mahdollinen Y-tunnus
• virallinen privacy-yhteyssähköposti
• käsittelyperusteet käyttötarkoituksittain
• säilytysajat ja teknisesti varmennettu poistoprosessi
• alikäsittelijät ja kansainväliset tiedonsiirrot
• AI-palveluiden koulutuskäyttö-, lokitus- ja retention-ehdot
• eväste- ja analytiikkakäytäntö, jos ei-välttämättömiä seurantoja otetaan käyttöön